Newsy

Karkut-A.-zdjęcie-1-1200x800.jpg

Rejestracja (recepcja) to pierwszy kontakt pacjenta ze świadczeniodawcą – od tego jak pacjent zostanie przyjęty i obsłużony podczas rejestracji zależy czy w ogóle skorzysta z usługi medycznej, czy zrezygnuje nawet z zapisania się na proponowany termin, czy też zgłosi się na umówiony termin i będzie właściwie przygotowany do wizyty, badania czy zabiegu.
Z tych względów bardzo ważne jest, aby proces rejestracji zorganizowany był w taki sposób aby ułatwiał skorzystanie z oferowanych przez placówkę medyczną usług, a nie stanowił dla pacjenta dodatkowej bariery.
Z tych względów warto wskazać na elementy decydujące o prawidłowej organizacji rejestracji, odnoszące się do kilku najważniejszych kwestii dot. pomieszczeń, elementy organizacyjne, czy dot. personelu i zakresu zbieranych informacji.

elementy przestrzenne (lokalowe)

  • rozmieszczenie stanowisk rejestracji (okienka, boksy) w sposób zapewniający ochronę informacji podawanych przy rejestracji przed innymi rejestrującymi się oraz oczekującymi na rejestrację (odpowiednie odległości między okienkami i dystans od osób oczekujących);
  • dostosowanie infrastruktury rejestracji do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (obniżone pulpity, dostęp do biletomatu, możliwość skorzystania z pomocniczych systemów komunikacyjnych np. system Braille’a, języka migowego itp.);
  • wyodrębnienie strefy obsługi bezpośredniej (przy ladzie lub okienkach) i tzw. back office, gdzie odbierane są telefony, maile itp. Strefy te powinny być oddzielone tak aby pracownicy nawzajem się nie słyszeli i nie przeszkadzali sobie.

elementy organizacyjne

  • rozdzielenie funkcjonalne różnych sposobów rejestracji: osobistej, telefonicznej i elektronicznej (osoby obsługujące pacjentów przy okienku jednocześnie nie powinny odbierać telefonów czy odpowiadać na maile);
  • wyodrębnienie stanowiska dla obsługi osób z uprawnieniami szczególnymi (obsługa tych pacjentów zajmuje więcej czasu i wymaga szczególnej wiedzy);
  • zapewnienie możliwości konsultacji z kierownikiem / lekarzem / koordynatorem (wsparcia decyzyjnego) w sytuacjach nietypowych

elementy dot. personelu

  • zatrudnianie w rejestracji pracowników ze szczególnymi cechami osobowościowymi ( powinny to być osoby cierpliwe, kontaktowe, empatyczne i odporne na stres);
  • opracowanie niezbędnych procedur zapewniających sprawny i zgodny z przepisami proces rejestracji.

zakres informacji przetwarzanych podczas rejestracji

Bardzo istotną kwestią jest również zakres informacji jakie przetwarzane są podczas rejestracji. Należy ograniczyć się wyłącznie do danych niezbędnych do:

  • przeprowadzenia zapisu na wizytę (dane osobowe, rodzaj poradni/ oddziału/ pracowni, skierowanie)
  • potwierdzenia dodatkowych uprawnień pacjenta
  • do zmiany terminu wizyty
  • właściwego przygotowania do wizyty / badania / zabiegu.

Rzecznik Praw Pacjenta wielokrotnie uznawał, że pozyskiwanie już na etapie rejestracji zbyt szczegółowych informacji dotyczących stanu zdrowia, objawów choroby itp. narusza prawa pacjenta. Są to informacje zastrzeżone dla osób wykonujących zawody medyczne, a pracownicy rejestracji nimi nie są, dlatego też nie są oni uprawnieni do kwalifikowania na wizytę czy też odmowy przyjęcia przez lekarza. Niedopuszczalne jest również komentowanie zachowania, wyglądu czy percepcji pacjenta, jego opiekunów bądź osób towarzyszących.

Podczas rejestracji pacjent powinien otrzymać niezbędne informacje dotyczące daty i godziny umówionej wizyty czy innego świadczenia, miejsca gdzie będzie ona zrealizowane (adresu, piętra numeru gabinetu itp.).

Dobrą praktyką jest też aby w rejestracji dostępne były informacje o rodzajach świadczeń udzielanych w placówce, adresach miejsc wykonywania zlecanych badań diagnostycznych, dokumentach koniecznych przy przyjęciu do lekarza, ubezpieczeniu zdrowotnym, odpłatności za świadczenia, zasadach udostępniania dokumentacji medycznej i innych dotyczących organizacji udzielania świadczeń.

 

artykuł został pierwotnie opublikowany na portalu receptanaprawo.pl  

 

Anna Karkut

——————-

Anna Karkut – prawnik (Uniwersytet Gdański) i menedżer w ochronie zdrowia (Podyplomowe Studium Ekonomiki Zdrowia Uniwersytetu Warszawskiego, Podyplomowe Studia Zarządzania w Jednostkach Samorządu Terytorialnego Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku); certyfikowany audytor systemu zarządzania jakością, doświadczony Administrator Bezpieczeństwa Informacji.

Ekspert Receptanaprawo.pl. i wykładowca Ośrodka Kształcenia NIL.

Specjalizuje się w zakresie doradztwa i szkoleń w zakresie kontraktowania, realizacji i rozliczania umów świadczeń finansowanych ze środków publicznych, praw pacjenta, ochrony danych osobowych i zarządzania jakością w opiece zdrowotnej. Świadczy usługi w zakresie zarządzania na rzecz dużych podmiotów leczniczych.

Współautorka podręcznika „Prawo medyczne dla lekarzy. Wybrane zagadnienia” (2021) oraz poradników „Wykonywanie zawodów lekarza i pielęgniarki w Polsce przez medyków z Ukrainy. Poradnik dwujęzyczny” (2022) i „Zgoda na leczenie i inne oświadczenia pacjenta. Wzory pism z omówieniem” (2023)

 


MG_2325-1.jpg

Udzielanie pacjentowi / innym uprawnionym osobom informacji dot. stanu zdrowia pacjenta powinno bezwzględnie odbywać się wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych, zapewniających choćby minimalną dyskrecję i poufność, takich jako gabinet lekarski, czy dyżurka pielęgniarek. Ochrona danych medycznych, ma podstawowe znaczenie dla korzystania przez osobę z jej prawa do poszanowania życia prywatnego.

Przypomnieć trzeba, że pacjent ma prawo do zachowania w tajemnicy przez osoby wykonujące zawód medyczny (m.in. lekarza, pielęgniarkę, położną, fizjoterapeutę, czy ratownika medycznego) informacji z nim związanych, a uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu medycznego.

Informacja o stanie zdrowia” to pojęcie bardzo szerokie, gdyż obejmuje m.in. informacje o udzielonych świadczeń zdrowotnych, o rokowaniach, planowanym leczeniu, czy też zalecenia wydane na koniec wizyty.
Zapisy unijnego rozporządzenia RODO (motyw 35) wskazuje, że do danych dotyczących zdrowia należy zaliczyć wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, której dane dotyczą, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia osoby, której dane dotyczą. Do danych takich należą także informacje o danej osobie fizycznej zbierane podczas jej rejestracji do usług opieki zdrowotnej lub podczas świadczenia jej usług opieki zdrowotnej, na przykład informacje o chorobie, niepełnosprawności, ryzyku choroby, historii medycznej, leczeniu klinicznym lub stanie fizjologicznym lub biomedycznym osoby.

Tajemnicą objęte są zarówno wyniki przeprowadzanych badań jak i również diagnoza postawiona na ich podstawie, historia choroby i uprzednie postępowanie terapeutyczne, metody i postępy w leczeniu, wcześniejsze lub współistniejące schorzenia, hospitalizacje, przyjmowane leki. Rozciąga się również na wszelkie materiały związane z postawieniem diagnozy lub leczeniem, a więc na zaświadczenia, notatki, kartoteki (vide: wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 20.04.2020 r., III SAB/Gl 45/2).

Konieczne jest zapewnienie poufności na każdym etapie kontaktu z pacjentem,   w tym np. w zakresie pracy rejestracji – aby zachować poufność informacji przekazywanych pacjentowi, czy uzyskiwanych od pacjenta. Warto m.in. rozważyć wydzielenie pewnych stref poufności, m.in. w celu oddzielenia pacjenta od innych osób oczekujących na rejestrację, czy oddzielenie strefy rejestracji telefonicznej od rejestracji dokonywanej przez pacjenta / inne osoby na miejscu. od rejestracji.

W konsekwencji zabronione powinno być przekazywanie jakichkolwiek danych dot. zdrowia w miejscach do tego nieprzeznaczonych, takich jako korytarz, winda, czy poczekalnia, jak również w miejscach odpowiednich (np. gabinet lekarski), ale przy otwartych drzwiach.

Kierownictwo placówki powinno zrobić wszystko co możliwe, aby dokumenty zawierające dane dot. zdrowia (m.in. skierowanie, recepta, zwolnienie lekarskie, wyniki laboratoryjne, dokumentacja medyczna) nie były pozostawiane przez pracowników w miejscach niezabezpieczonych, takich jak ogólnodostępna lada działu rejestracji, czy krzesło lub parapet w poczekalni. Istnieje bowiem spore ryzyko, że przypadkowa osoba je zabierze, czy zostaną w inny sposób utracone (np. wyrzucone do śmietnika przez osobę sprzątającą po godzinach pracy placówki).

Karol Kolankiewicz

tekst pierwotnie opublikowano na receptanaprawo.pl

Karol Kolankiewicz, adwokat, specjalista prawa medycznego, prowadzi szkolenia i wykłady z prawa medycznego, prawa karnego i ochrony danych;

współautor publikacji książkowych, m.in. „Prawo medyczne dla lekarzy. Wybrane zagadnienia” (2021), „Zgoda na leczenie i inne oświadczenia pacjenta. Wzory pism z omówieniem” (2023),

Prezes ISPOZ i członek Rady Programowej i ekspert Receptanaprawo.pl.


doctors-3268434_640.jpg

Zasadą jest to, że lekarz może udzielić informacji o stanie zdrowia pacjenta innym osobom za zgodą pacjenta (lub jego przedstawiciela ustawowego). Lekarz jest zwolniony z obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej, gdy przepisy konkretnych ustawy przewidują możliwość udzielenia informacji o stanie zdrowia pacjenta innym osobom lub instytucjom. Jednym z takich wyjątków jest upoważnienie pacjenta do udzielania informacji innej osobie.

Pacjent może dokonać upoważnienia w dowolnej formie, zatem także ustnie, pisemnie, czy elektronicznie poprzez Internetowe Konto Pacjenta. Obecne przepisy nakazują aby poinformować pacjenta przed złożeniem przez niego m.in. oświadczenia o upoważnieniu o możliwości złożenia go za pośrednictwem IKP, zaś oświadczenie złożone w inny sposób niż za pośrednictwem IKP należy zamieścić się w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej. Powyższe oznacza, że w przypadku upoważnienia w drodze rozmowy należy sporządzić odpowiednią notatkę z przebiegu rozmowy, warto także poczynić stosowną adnotację w dokumentacji medycznej.

Powyższe oświadczenie pacjenta powinno zawierać co najmniej wskazanie imienia i nazwiska osoby upoważnionej oraz danych umożliwiających kontakt z tą osobą (np. numer telefonu, adres email).

W upoważnieniu pacjent może określić zakres upoważnienia (np. tylko do informacji związanej z pobytem na oddziale chirurgii ogólnej, w przychodni podstawowej opieki zdrowotnej), może także złożyć oświadczenie, że nie upoważnia nikogo do uzyskiwania informacji o swoim stanie zdrowia.

Ustawa wymaga odrębnych upoważnień: osobno do informacji o stanie zdrowia i udzielanych pacjentowi świadczeniach zdrowotnych i osobno do dostępu do dokumentacji medycznej.

Przepis nie ogranicza pacjenta co do ilości upoważnienia, może zatem upoważnić dowolną liczbę osób. Warto przypomnieć, że upoważnienie nie musi być udzielone krewnemu.

Pacjent w każdej chwili może odwołać swoje upoważnienie.

Lekarz nie powinien się domyślać zgody pacjenta na przekazanie informacji o stanie zdrowia innym osobom – konieczne jest złożenia przez pacjenta jasnego oświadczenia w tym zakresie. Sama obecność innej osoby podczas rozmowy z pacjentem, nie oznacza automatycznie, że pacjent chce, aby w obecności tej osoby „opowiadać” o jego stanie zdrowia.

Udzielenie informacji powinno nastąpić dopiero po weryfikacji i upewnieniu się, że mamy do czynienia z osobą uprawnioną. Nie należy się bać poprosić osobę upoważniona o okazanie dokumentu tożsamości ze zdjęciem w celu weryfikacji (także prawo jazdy, paszport). ważne jest, aby informacja była udzielona wyłącznie w miejscach zapewniających zachowanie poufności, np. w gabinecie lekarskim, zabiegowym, czy konsultacyjnym. Niedopuszczalne jest przekazywanie jakichkolwiek informacji dot. stanu zdrowia w obecności osób postronnych, np. w windzie, na korytarzach, czy w pokojach odwiedzin.

adwokat Karol Kolankiewicz

————————————

Karol Kolankiewicz specjalizuje się w sprawach związanych z prawem medycznym i ochroną danych osobowych; nieprzerwanie do 2009r. prowadzi szkolenia z zakresu prawa medycznego, karnego oraz z zakresu ochrony danych medycznych; Współautor publikacji książkowych:
Kodeks Etyki Lekarskiej. Komentarz” (2021), Prawo medyczne dla lekarzy. Wybrane zagadnienia” (2021),
Wykonywanie zawodów lekarza i pielęgniarki w Polsce przez medyków z Ukrainy. Poradnik dwujęzyczny” (2022), Zgoda na leczenie i inne oświadczenia pacjenta. Wzory pism z omówieniem” (2023).


question-2519654_640.png

Żaden przepis nie zabrania udzielania informacji o pacjencie nieprzytomnym osobie uprawnionej przez telefon, wymaga to jednak pewnej ostrożności w postępowaniu i znajomości wyjątków od obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej.

Jednym z takich wyjątków jest sytuacja, gdy pacjent jest nieprzytomny, wtedy lekarz udziela osobie bliskiej informacji o stanie zdrowia pacjenta, rozpoznaniu, proponowanych oraz możliwych metodach diagnostycznych, leczniczych, dających się przewidzieć następstwach ich zastosowania albo zaniechania, wynikach leczenia oraz rokowaniu. Tak stanowi art. 31 ust. 6 ustawy z dn. 05.12.1996r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty.

osoba bliska

Samo pojęcie osoby bliskiej zostało określone w art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dn. 06.11.2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – obejmuje różne kategorie osób i różne więzi z pacjentem – osobą bliską jest bowiem:

  1. małżonek,
  2. krewny do II stopnia w linii prostej i bocznej (np. dziadek, matka, córka, brat, wnuk)
  3. powinowaty do II stopnia w linii prostej (np. teść, pasierbica)
  4. przedstawiciel ustawowy (np. rodzic małoletniego, opiekun osoby całkowicie ubezwłasnowolnionej),
  5. osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z pacjentem (np. konkubina, partner życiowy)
  6. osoba wskazana przez pacjenta.

weryfikacja rozmówcy

W sytuacji, gdy do szpitala dzwoni inna osoba i usiłuje dowiedzieć się czegoś o stanie pacjenta nieprzytomnego, należały przed udzieleniem jakichkolwiek informacji postarać się zweryfikować, czy osoba która dzwoni i zadaje pytania, jest którąś z ww. osób bliskich. Przepisy nie wskazują, jak potwierdzić, czy dana osoba jest osobą bliską w rozumieniu powyższego przepisu.

W praktyce podczas rozmowy telefonicznej potwierdzenie ww. statusu będzie odbywać się na podstawie oświadczenia takiej osoby – należy w pierwszej kolejności zadać pytanie, kim dokładnie taka osoba jest dla pacjenta – nie wystarczy ogólna odpowiedź, że dzwoniący jest członkiem rodziny, krewnym, czy kuzynem. Konieczne jest dopytanie, czy taka osoba jest małżonkiem, osobą pozostającą z nieprzytomnym pacjentem we wspólnym pożyciu, czy też którymś z ww. bliskich krewnych lub powinowatych.

Warto także zadać tzw. pytania kontrolne w oparciu o informacje znane o pacjencie, np. po badaniu pacjenta, czy wskazane w dokumentacji medycznej (np. znaki szczególne, tatuaże, numer PESEL, drugie imię pacjenta, datę urodzenia pacjenta), na podstawie których lekarz może w dużym stopniu uprawdopodobnić, że rozmawia z osobą bliską pacjentowi (rozmówca zna szczegóły z życia pacjenta, które raczej nie są znane osobom obcym).

zakres informacji

Po uzyskaniu potwierdzenia, że rozmawiamy z jedną z ww. osób bliskich, można udzielić ww. informacji dot. zdrowia pacjenta, w tym np. że pacjent jest nieprzytomny; trwa operacja; pacjent przebywa na SOR, czy oddziale chirurgicznym itd. Warto wskazać, że dalsze, bardziej szczegółowe informacje mogą zostać udzielone dopiero w placówce po dokładnym zweryfikowaniu tożsamości danej osoby, tzn. po okazaniu dokumentów w postaci dowodu osobistego, prawo jazdy, czy paszportu i upewnieniu się co do statusu osoby bliskiej (np. po złożeniu pisemnego oświadczenia).

W przypadku woli uzyskania dodatkowych informacji przez telefon, warto wskazać, że taka ostrożność wynika z tego, że zasadą jest to, że pacjent ma prawo do zachowania w tajemnicy informacji o jego stanie zdrowia (jest to co do zasady objęte tajemnicą), nadto że przekazanie szczegółowej informacji o stanie zdrowia nieuprawnionej osobie może oznaczać dla lekarza odpowiedzialność zawodową, czy karną.

Powyższe uprawnienie osoby bliskiej do informacji automatycznie wygasa, gdy pacjent odzyska przytomność – wtedy pacjent może upoważnić inne osoby do dostępu do informacji o jego stanie zdrowia lub złożyć oświadczenie, że nie upoważnia nikogo.

„żywotny interes” osoby nieprzytomnej

Dodać trzeba, że w przypadku, gdy dana osoba jest nieprzytomna, także przepisy RODO przewidują – jako jeden z wyjątków – możliwość udzielenia informacji o stanie zdrowia (bez zgody takiej osoby), gdy zachodzi tzw. żywotny interes takiej osoby w udzieleniu informacji innej osobie.
W trakcie rozmowy – z powołaniem się na ww. przesłankę – można pozyskać informacje, które mogą okazać się pomocne w dalszym leczeniu nieprzytomnego pacjenta, a których nie można od pacjenta uzyskać (np. grupa krwi, zażywane leki, uczulenia, poprzednie hospitalizacje, przebyte poważne operacje, choroby przewlekłe) i jednocześnie przekazać podstawowe informacje (np. na jakim oddziale przebywa pacjent, w jakim stanie się znajduje, jakie w najbliższym czasie są wobec niego planowane).

adwokat Karol Kolankiewicz

–——————————————————————–
Karol Kolankiewicz jest adwokatem – członkiem Pomorskiej Izby Adwokackiej w Gdańsku (od 2008r.); specjalizuje się w sprawach związanych z prawem medycznym, prawem karnym i ochroną danych osobowych.

Współautor publikacji „Kodeks Etyki Lekarskiej. Komentarz” (2021), „Prawo medyczne dla lekarzy. Wybrane zagadnienia prawne” (2021) i „Wykonywanie zawodów lekarza i pielęgniarki w Polsce przez medyków z Ukrainy. Poradnik dwujęzyczny” (2022).


zespol-compressor-1200x800.jpg

Eksperci ISPOZ w ramach współpracy z Naczelną Izbą Lekarską – wychodząc naprzeciw oczekiwaniom środowiska medycznego – są gotowi do przeprowadzenia szkoleń na żądanie dla konkretnych grup lekarzy w dogodnym dla Państwa czasie i miejscu. Mogą to być warsztaty online lub szkolenia stacjonarne. Przykładowe tematy:

  • Jak wykorzystać dokumentację medyczną w obronie lekarza?
  • Jak lekarz ma chronić intymność i godność pacjenta w szpitalu, przychodni i w gabinecie lekarskim?
  • Jak się bronić w sprawie cywilnej przed roszczeniami pacjenta ?
  • Jak bezpiecznie udzielać informacji pacjentowi i jego bliskim?
  • Kiedy ujawnienie informacji o stanie zdrowia nie stanowi naruszenia tajemnicy lekarskiej?
  • Lepsza umowa o pracę czy kontrakt?
  • Zgoda na leczenie – prawo i praktyka
  • Lekarz w postępowaniu karnym w związku z czynnościami zawodowymi
  • Odpowiedzialność cywilnoprawna lekarza za błędy medyczne
  • Uprawnienia lekarza – wybrane zagadnienia prawne.
  • Trudne sytuacje w relacjach z pacjentami – wybrane zagadnienia prawne
  • Ochrona dobrego imienia i czci lekarza

 

Osoby zainteresowane ww. szkoleniami z zakresu prawa medycznego powinny  zgłosić grupę lekarzy, którzy chcą się szkolić do Ośrodka Doskonalenia Zawodowego NIL (odz@hipokrates.org), a następnie wspólnie z ekspertami ISPOZ jest ustalany termin i miejsce.

Dodatkowe informacje na stronie NIL pod adresem https://nil.org.pl/dzialalnosc/osrodki/osrodek-doskonalenia-zawodowego/szkolenia-na-zadanie).

W zakresie szkoleń możliwy jest także kontakt bezpośredni z ISPOZ (biuro@ispoz.pl).

adwokat Karol Kolankiewicz

 

——————————————————————–
Karol Kolankiewicz jest adwokatem – członkiem Pomorskiej Izby Adwokackiej w Gdańsku (od 2008r.); specjalizuje się w sprawach związanych z prawem medycznym; autor licznych publikacji z zakresu prawa medycznego, współautor „Komentarza do Kodeksu Etyki Lekarskiej” (2021) oraz podręcznika „Prawo medyczne dla lekarzy. Wybrane zagadnienia prawne” (2021)

 


Karol-Kolankiewicz-ISPOZ.jpg

Zagadnienia związane z wymianą/udostępnianiem danych w dobie epidemii – granice interesu publicznego i interesu osoby fizycznej  omawiać będą eksperci z ISPOZ  Karol Kolankiewicz i Anna Karkut.

Konferencję organizuje Wielkopolska Izba Lekarska w Poznaniu w dniu 27 października 2021r.

Zachęcam do zapisywania się -> Formularz zgłoszeniowy  znajduje się tutaj  

 

adw. Karol Kolankiewicz 

 

———————————

Karol Kolankiewicz adwokat, od 2008 roku nieprzerwanie świadczy pomoc prawną dla Okręgowej Izby Lekarskiej w Gdańsku; specjalizuje się w sprawach związanych z prawem medycznym i ochroną danych osobowych, jak również w sprawach karnych, odszkodowawczych oraz związanych z ochroną dóbr osobistych; prowadzi szkolenia z zakresu prawa medycznego, karnego oraz z zakresu ochrony danych medycznych; autor licznych publikacji z zakresu prawa medycznego; współautor „Komentarza do Kodeksu Etyki Lekarskiej” (2021) oraz podręcznika „Prawo medyczne dla lekarzy. Wybrane zagadnienia” (2021)


ISPOZ 2017. Wszystkie prawa zastrzeżone.