W ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (zwanej dalej ustawą  o PPK) wskazano, że pracownicze plany kapitałowe (zwane dalej PPK) są tworzone w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60. roku życia oraz na inne cele określone w ustawie, zaś środki zgromadzone w PPK stanowią prywatną własność uczestnika PPK (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o PPK).

Ustawa o PPK będzie stopniowo wchodziła w życie, początkowy zakres jej obowiązywania wobec podmiotów zatrudniających, m.in. pracodawców i zleceniodawców (zwanych dalej podmiotami zatrudniającymi), przede wszystkim zależy od ilości osób przez nich zatrudnionych i zacznie obowiązywać:

– od dnia 1 lipca 2019 r. – wobec podmiotów, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych (według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.),

– od dnia 1 stycznia 2020 r. – wobec podmiotów, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych (według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.),

– od dnia 1 lipca 2020 r. – wobec podmiotów, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych (według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.).

Przepisy powyższej ustawy o PPK nie będą miały zastosowania m.in.:

1. do mikroprzedsiębiorcy (przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z 2 ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro) – jeżeli wszystkie zatrudnione przez niego osoby złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK (art. 13 ust. 1 pkt.1 ww. ustawy o PPK).
2. do osoby fizycznej (spełniającej definicję podmiotu zatrudniającego), która zatrudnia,
   w zakresie niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą inna osobę fizyczną,
   w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby (art. 13 ust. 1 pkt. 2 ww. ustawy o PPK).

Umowa o zarządzanie PPK

Zasadą jest to, że każdy podmiot zatrudniający ma prawny obowiązek zawrzeć umowę (w postaci elektronicznej) z instytucją finansową o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej 1 osobę zatrudnioną, w imieniu której ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (art. 7 ust. 1-2 ww. ustawy o PPK).

Ustawa nakazuje, aby zawarcie umowy o zarządzanie PPK nastąpiło do 10-go dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, kiedy dany podmiot zatrudniający zostaje objęty obowiązywaniem ustawy o PPK (art. 134 ust. 1-2 ww. ustawy o PPK).

Oznacza to, że pierwsza grupa wobec której obowiązek rozpoczyna się od dnia
1 lipca 2019r. (zatrudniający o najmniej 250 pracowników), powinna zawrzeć umowę o zarządzanie PPK do dnia 12 listopada 2019r. (gdyż 10 listopada to niedziela,
a kolejny dzień – 11 listopada to święto państwowe), druga grupa (zatrudniający o najmniej 50 pracowników) wobec której obowiązek rozpoczyna się od dnia 1 stycznia 2020r., powinna zawrzeć umowę o zarządzanie PPK najpóźniej do dnia 24 kwietnia 2020r.

Natomiast trzecia grupa (podmioty zatrudniające ponad 20 i jednocześnie poniżej 50 pracowników) zostanie objęty ww. ustawą od dnia 1 lipca 2020r., zatem  ma obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK najpóźniej do dnia 27 października 2020r.

Dodatkowo ustawodawca wskazuje, że obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK – już po objęciu danego podmiot przepisami ustawy –  musi nastąpić nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (art. 8 ust. 1 ww. ustawy o PPK).

Umowa o prowadzenie PPK

Kolejnym obowiązkiem jest nakaz zawarcia umowy o prowadzenie PPK (w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych) z instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł wcześniej umowę o zarządzanie PPK (art. 14 ust.1-2 ww. ustawy o PPK). Ustawa o PPK wskazuje w art. 14 ust. 4, że podmiot zatrudniający może – przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK – poinformować osoby zatrudnione:

– o warunkach uczestnictwa w PPK

– o obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego,

– o obowiązkach osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK.

Natomiast instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK, ma obowiązek o powyższym poinformować osoby zatrudnione (art.14 ust. 5 ww. ustawy o PPK).

Podmiot zatrudniający ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK po upływie 3-go miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10-go dnia miesiąca (następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia), chyba że:

– osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK;

– osoba zatrudniona przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną.

Ustawa przewiduje konsekwencje, gdyby podmiot zatrudniający nie zawarł
w ww. terminie takiej umowy pomimo ww. obowiązku. Ustawa nakazuje przyjęcie,
że w pierwszym dniu po upływie ww. terminu zawarcia umowy – z mocy prawa – powstaje stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK – na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK (art. 17 ww. ustawy o PPK).

Ustawa przewiduje też, że kiedy nie ma obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK – dzieje się w przypadku osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70 rok życia.

Z kolei w przypadku osoby zatrudnionej, która ukończyła 55 rok życia i nie ukończyła 70. roku życia,    podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK wyłącznie na wniosek takiej osoby – jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia, osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie zatrudniającym łącznie przez co najmniej 3 miesiące. Podmiot zatrudniający  ma obowiązek poinformowania takiej osoby zatrudnionej, o możliwości złożenia takiego wniosku (art. 15 ww. ustawy o PPK).

Wypłata transferowa

Trzeba zwrócić uwagę, że osoba zatrudniona w tym samym czasie może nie chcieć uczestniczyć w PPK (o czym poniżej), ale może też być stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK (art. 18 ww. ustawy o PPK).

Ustawa o PPK przewiduje po stronie osoby zatrudnionej obowiązek złożenia podmiotowi zatrudniającemu oświadczenia o innych zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK – w terminie 7 dni, po upływie 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia (art. 19 ust. 1 ww. ustawy o PPK).

Podmiot zatrudniający, po otrzymaniu ww. oświadczenia osoby zatrudnionej, ma obowiązek poinformować taką osobę o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na innych jego rachunkach PPK na jego obecny rachunek PPK prowadzony przez obecną instytucję finansową, tzn. tą z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł podmiot zatrudniający (art. 19 ust. 2 ww. ustawy o PPK).

Pracownik ma 7 dni (od dnia otrzymania ww. informacji od podmiotu zatrudniającego), aby w formie pisemnej wyrazić brak zgody – powinien to dostarczyć do podmiotu zatrudniającego (art. 19 ust. 3 ww. ustawy o PPK).  W przypadku braku zgody środki dotychczas zgromadzone na innych rachunkach PPK pozostają na tych rachunkach PPK do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu (art. 19 ust. 5 ww. ustawy o PPK).  .

Z kolei brak ww. oświadczenia powoduje, że podmiot zatrudniający ma obowiązek  złożyć wniosek o wypłatę transferową środków dotychczas zgromadzonych na innych rachunkach PPK (za pośrednictwem podmiotu zarządzającego instytucją finansową, z którą ten podmiot zatrudniający zawarł umowę o prowadzenie PPK).

Wskazanie osób uprawnionych do otrzymania środków po śmierci uczestnika PPK

Uczestnik PPK może wskazać, w formie pisemnej, wybranej instytucji finansowej imiennie 1 osobę lub więcej osób, które mają po jego śmierci otrzymać, środki zgromadzone na jego rachunku PPK. Co istotne może w każdym czasie zmienić powyższe wskazanie, może też odwołać poprzednie wskazanie, nie wskazując innych osób (art. 21 ust. 1 i 3 ww. ustawy o PPK).

Ustawa wskazuje też, że jeżeli uczestnik PPK wskazał kilka osób, a nie oznaczył ich udziału w otrzymywanych przez nie środkach, uważa się, że udziały tych osób są równe (art. 21 ust. 2 ww. ustawy o PPK).

Rezygnacja z uczestnictwa w PPK

Odnośnie rezygnacji z uczestnictwa w PPK wskazać trzeba, że uczestnik może zrezygnować z dokonywania wpłat na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Deklaracja powinna zawierać dane podmiotu zatrudniającego i samego uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika dot. posiadania wiedzy o konsekwencjach złożenia takiej deklaracji (art. 23 ust. 2 ww. ustawy o PPK).

Na skutek takiego oświadczenia podmiot zatrudniający zaprzestaje dokonywania wpłat za uczestnika PPK począwszy od miesiąca, w którym uczestnik złożył deklarację, zaś wpłata pobrana w tym miesiącu podlega zwrotowi (art. 23 ust. 4 ww. ustawy o PPK) i w terminie 7 dni od dnia złożenia deklaracji, informuje wybraną instytucję finansową (art. 23 ust. 3 ww. ustawy o PPK).

Trzeba jednak pamiętać, że takie oświadczenie o rezygnacji z dokonywania wpłat pracownik musi ponawiać co 4 lata (w takiej samej formie jak pierwsze rezygnacja), jeżeli tego nie zrobi, podmiot zatrudniający ma obowiązek ponownie dokonywać wpłat od dnia 1 kwietnia danego roku, chyba, że przed tym dniem, pracownik ukończy 70 rok życia. Nadto co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformować uczestnika PPK, który złożył ww. rezygnację, o zamiarze ponownego dokonywania wpłat od dnia 1 kwietnia danego roku (art. 23 ust. 5-6 ww. ustawy o PPK).

Uczestnik może zmienić zdanie i w każdym czasie złożyć podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej wniosek o dokonywanie wpłat do PPK – wpłat takich ponownie dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono taki wniosek (art. 23 ust. 10-11 ww. ustawy o PPK).

Powyżej przedstawiono jedynie najważniejsze regulacje dot. obowiązków pracodawcy w związku z przedmiotową ustawą o PPK.

                                                                          Karol Kolankiewicz

                                                                          adwokat, Prezes Zarządu ISPOZ